Кнопка «Сделать все» — неосознанная мечта любого пользователя. Мы бесконечно боремся за юзабилити, уменьшения количества кликов, применяем метод одного окна. Хорошо, если все эти изменения касаются только интерфейсной части. Однако, часто я принимаю клиентов, в учетных базах которых уже были печальные попытки реализовать эту кнопку в режиме конфигуратора.
Давайте разберемся! В жизни у Вас:
сначала формируют Заказ поставщику по потребностям
потом согласуют цены и условия поставки
потом согласовывают и оплачивают счет
потом планируют транспортную доставку
потом принимают товар на весовой
потом осуществляют приемку по качеству, а может даже и производят лабанализы
потом осуществляют размещение на собственных складах
потом регистрируют первичную документацию
Это я еще описала одну из самых простых цепочек событий закупки. И на каждом звене этой цепочки может быть разрыв — отклонение от ожидаемого сценария. Цепочка же может иметь длительность в несколько месяцев и задействовать десятки разных сотрудников вашего предприятия, соответственно разрыв должен быть локализован во времени и зоне ответственности. Как же это сделать, если все операции подвели под одну кнопку?
Мой девиз: «Действие в жизни = действие в базе». Любое действие в жизни предприятия имеет измеримый количественный или качественный результат, а он в свою очередь имеет непосредственное или опосредованное влияние на финансовый результат компании в целом.
Что же тогда допустимо упростить? — спросите Вы.
Вот перечень полезных опций:
- Обработка группового ввода документов. Приведу пример: Сотрудники однопередельного производства сами берут материалы на выпуск с единственного склада предприятия и в течении одной смены выпускают продукцию. Учет ведется в 1С:Управление производственным предприятием. На производстве ведется позаказный метод диспетчирования и распределения затрат. Если заставлять сотрудников создавать отдельно «Требование-накладную» с правильной аналитикой затрат, потом «Отчет производства за смену» с той же аналитикой на всех закладках, да еще и отражать в обоих документах отклонения в потреблении материалов, то на выходе вы получите массу пользовательских ошибок. Лучше создать обработку, которая:
- Продемонстрирует пользователю плановые данные по Заказу
- Позволит отредактировать данные по факту потребления материалов и выпуска
- Создаст все документы факта производства и корректировку заказа
- Процедура создания вводом на основании в модуле проведения документа-основания. Данная опция применима исключительно для объектов, имеющих типовую возможность ввода на основании друг друга. К примеру: при позаказной продаже в розничном магазине необходимо одновременно создать «Заказ покупателя» и «Приходный кассовый ордер» на предоплату. Ордер- денежный документ. Мало кто из продавцов в рознице знает, как его правильно заполнять. Часто вводимый на основании документ не требует заполнения реквизитов, т.к. наследует все их значения от документа-основания, но не в этой паре. Для таких случаев подбирается объединяющая большинство реквизитов заполняемых документа аналитика. Для данной пары документов — это Подразделение текущего Пользователя. По подразделению можно определить склад, кассу и организацию.
- Подписка на событие или диспетчер заданий. Данная опция применяется в основном для автоматического создания документов по событию не зависящему от пользователя. Обычно это обмен/синхронизация с другой базой: сайта, другого раздела учета, АСУ ТП и пр. К примеру: из WMS системы (складского учета) в базу пришли данные инвентаризационной ведомости, а в ней уже создаются финансовые документы «Оприходование товаров» на излишки и «Списание товаров» на недостачи. В современных CRM системах поступление входящего события (к примеру, заявки с сайта) стартует Бизнес-процесс (цепочку задач) по его отработке, тем самым повышая клиенториентированность компании.
- Ну и конечно Регламентные и фоновые задания. Конечно, вместо того, чтобы заходить в узлы обмена, процедуры закрытия месяца (восстановления последовательности и расчета себестоимости) или обработки по расчету сегментов клиентов и номенклатуры, и жать там ручками кнопку «Выполнить», можно настроить расписание этого самого «выполнить» в автоматическом режиме регламентным заданием.
Советую применять данные опции только в случаях, когда действительно автоматически регистрируемые действия производятся почти одномоментно и одним ответственным. В противном случае, ваша учетная система не будет иметь ничего общего с жизнью вашего предприятия и не позволит вам производить качественный оперативный контроль.