Кому зимние каникулы, а кому и пик рабочей лихорадки. 5 причин перейти на новый учет с 1 января

Дорогие мои читатели!

Всех с новогодними праздниками! Здоровья и процветания!

Хочу рассказать, почему для меня и для моих коллег Новый Год — это не только семейный праздник, но и почти каждый год  «день X» на работе.

Итак: почему стоит перейти на новую программу (релиз, учетную политику, базу) именно с 31.12 на 01.01

Чем характерен этот период?

1. Смена учетного периода

Ровно 31.12.20xx  23:59 Ваш бизнес превращается… Нет, не в тыкву. Но превращения значительные — большинство накопительных итогов обнуляется. Для бухгалтеров не секрет, что большинство регламентированных отчетов сдается накопительным итогом за календарный год. Именно поэтому бухгалтерские учетные программы запускаются или глобально меняют релиз именно с 01.01. Однако, и управленческий учет имеет те же периоды оценки рентабельности. Сезонные циклы продаж также привязаны к календарным циклам и повторяются из года в год (особенно критично вести сравнительную годовую оценку для сезонных товаров).

Также, с Нового Года Вы можете изменить учетную политику Вашего предприятия:

  • поменять счета учета Номенклатуры и Контрагентов
  • ввести новые аналитики доходов/расходов или субконто счетов учета
  • и, чем черт не шутит, сменить валюту учета или способ оценки стоимости списания

2. Минимальная пользовательская нагрузка

Давайте посмотрим правде в лицо. Большая ли выработка у Ваших офисных сотрудников в последние дни перед Новым Годом, когда отшумел корпоратив, поздравлены все клиенты и поставщики (а с некоторыми уже не по разу были подняты бокалы за успех сотрудничества в новом году)? Я себе слабо представляю рядового офисного сотрудника, вбегающего в рабочий кабинет в 09:30 первого (да и далее) января, и такого же партнера. Даже если бизнес построен на продаже товаров постоянного спроса, в январские праздники в офис обычно входит 1 дежурный менеджер и вяло отрабатывает пару заказов за смену от таких же дежурных представителей партнеров.

Что нам это дает?

  1. Длительное время на административные мероприятия с базой данных, которая будет претерпевать изменения или будет являться источником данных для новой базы в новом году. Самое время в последние дни декабря привести ее в порядок и провести: тестирование исправление, удаление помеченных на удаление объектов, удаление дублей, проверить иерархию справочных данных и провести групповые обработки данных. Если при обычной пользовательской нагрузке эти мероприятия отобрали бы ресурсы у учета хозяйственных операций, то в этот период администратор базы может смело их запускать, не опасаясь, что к нему будут обращены сотни гневных звонков пользователей с возгласами «а база-то висит»…
  2. Спокойный период (без хозяйственной активности) для проведения регламентных процедур по закрытию месяца: можно восстановить последовательность партий, рассчитать курсовые разницы, провести расчет себестоимости, провести распределения доходов/расходов на виды деятельности и подсчитать финансовый результат. Возможно, итоги, полученные в процессе проведения этих мероприятий, будут использоваться как «Начальные остатки» новой базы.
  3. Длительный период отсутствия эксплуатации базы. 30-31.12 мы смело отключаем все регламентные задания (в том числе и обмены с сайтом, кто на него зайдет в новогоднюю ночь),выгружаем базу в монопольном режиме, смело запускаем последовательное обновление релизов или выгрузку начальных остатков.
  4. Появляется несколько бесценных дней на Ввод начальных остатков (если таковой требуется) и подключения всех обменов к новой базе.
  5. Длительный промежуток опытной эксплуатации. Хотите, чтобы дежурные работники не просто получали двойную ставку за вялотекущую работу в первые числа января? Назначьте их ответственными за тестирование новой базы. Если на малых объемах данных, отрабатываемых в этот несезонный период, будут выловлены все шероховатости пользовательской инструкции или результатов разработки, то в период активной работы это позволит безболезненно включится в новые правила учета всем пользователям. Если такой вариант Вас не устраивает, назначьте ответственного пользователя, который в последний выходной перед выходом всех пользователей повторит все документы января в новой базе.

Я поднимаю тост «За новую жизнь вашего учета в новом году»!

 

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.