Очень часто встает вопрос:
Как начислять, облагать налогами и отражать в регламентированном учете «иные» доходы ваших сотрудников?
Зачастую такие доходы вносят в справочник «Начисления» с кодом дохода 4800 и выплачивают вместе с зарплатой. А потом поступает обращение к консультантам и методистам 1С:
Как выделить НДФЛ с таких начислений в отчетности, или отразить на иных счетах начисления и удержания по таким видам расчета?
Обратимся к законодательству и рассмотрим, как учитывают такие начисления налоговые органы:
Код 4800 обозначает иные доходы налогоплательщика. То есть те, для которых «персональные» коды не установлены. С этим кодом в справке показываются, например:
- суточные, выплаченные вернувшемуся из командировкиработнику, в сумме, превышающей не облагаемый НДФЛ лимит (п. 3 ст. 217 НК РФ);
- доплаты пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам до среднего заработка, выплачиваемые за счет средств организации (п. 1 ст. 217 НК РФ)
- сумма, на которую увеличилась номинальная стоимость доли участника в уставном капитале (п. 5 ст. 226 НК РФ, письмо ФНС от 30.03.16 № БС-4-11/5443)
Необходимо помнить, что почти каждый год добавляются новые персональные коды для доходов, соответственно список кода 4800 неизменно сокращается. Внимательно выбирайте код дохода из списка при создании нового начисления в ЗУП и пересматривайте его ежегодно.
Основные тезисы настроек учета:
- Налогообложение зависит от настроек элемента справочника «Начисление» или «Виды прочих доходов физлиц» в полях налоги/взносы
- Будет ли выделена сумма НДФЛ по конкретному начислению из общей суммы удержанного и перечисленного в бюджет, зависит от того, как вы настроили выплату в документе начисления и сделали платежную ведомость:
- Вместе с зарплатой (в таком случае, НДФЛ не разделится по кодам дохода)
- В межрасчетный период (в таком случае, ведомость и удержанный НДФЛ в ней попадут под отдельный код дохода)
- Отражение в регламентированном учете зависит
- как от настроек отражения (организации, подразделения, элемента справочника «Начисления», карточки справочника «Сотрудники» или документом «Распределение основного заработка»)
- так и от операции документа начисления и его настроек:
- Расчеты по оплате труда -70 сч
- Прочие расчеты с персоналом – 73 сч
- Доходы контрагентов – 76 сч
Примеры проблем отражения таких операций в бухгалтерии на примере клиента с 1С:КА:
Вопрос предыдущего клиента: Почему аренда автомобиля дает проводки 76 счет, если нужен 73?
76 счет учета взаиморасчетов встает автоматически если операция по строке «Доходы контрагентов». Если выбрать операцию руками «Прочие расчеты с персоналом», то встает 73, но тогда если создавать расходный ордер и автоматически сформировать проводки, то все взаиморасчеты по ЗП операциям, где аналитика Физлицо, идут только по 70 счету.
Проверили, что на стороне ЗУП, если аренду автомобиля проводить, как рекомендовано ИТС, документом «Прочие доходы» (в них нет настройки операции) всегда устанавливается операция по строке документа «Отражении зарплаты в бухгалтерском учете» как «Доходы контрагентов», соответственно в бухгалтерской программе и программе управленческого учета данные сотрудники должны быть заведены в справочник Контрагенты.
Рассмотрим некоторые примеры применения данного кода у моих клиентов:
Компенсация использования личного автотранспорта
Согласно статье ИТС
- Компенсация использования личного автомобиля сверх нормы не входит в расходы, уменьшающие налоговую базу, поэтому однозначно должна оформляться документом «Начисление прочих доходов», включаться в справочник «Виды прочих доходов физлиц» и выплачиваться отдельной ведомостью.
- Компенсация в пределах нормы идет по трудовому законодательству и входит в расходы на оплату труда, так что оформляется обычными документами начисления, в том числе может быть включено как постоянное начисление документом «Изменение оплаты труда»
Хотя, другая рекомендация с ИТС
https://its.1c.ru/db/staff1c#content:34600:zup30
Рекомендует всю сумму компенсации включить в «Прочие доходы», так что лучше выбранный вариант учета прописать в Учетной политике и проконсультироваться с аудиторами. В чем разница?
- Расходы на оплату труда являются расходами по основному виду деятельности и уменьшают налоговую базу
- Прочие расходы являются расходами по неосновному виду деятельности и не уменьшат налоговую базу
Премия к празднику
Согласно рекомендации ИТС
У премии к празднику должен быть код дохода 2003 и выплачиваться документом Премия (можно в межрасчетный период, чтобы выделить НДФЛ) и отдельной ведомостью.
Оплата фитнеса
Согласно рекомендации ИТС
если хотите включить их в расходы, уменьшающие налоговую базу на прибыль, лучше включить их в коллективный и в трудовой договор, сослаться на обязанность работодателя по ТК РФ
«Расходы на реализацию мероприятий по улучшению условий и охраны труда должны составлять не менее 0,2 процента суммы затрат на производство продукции (работ, услуг) в год»
и учитывать их как расходы на оплату труда и основное постоянное начисление, по п. 25 ст. 255 НК РФ
Но лучше, чтобы не попадать в спор с налоговиками, учитывать их как расходы по неосновному виду деятельности и для этого оформлять «Начислением прочих расходов»
Выводы
Для определения каким документом оформлять то или иное начисление необходимо:
- Принять решение, будет ли оно включено в расходы по налогу на прибыль
- По какому счету учета будет проводится начисление
- Подобрать код дохода
- Прописать все это это в учетной политике
- По тем начислениям, по которым принято решение включать в оплату труда, прописать их в кадровых документах:
- Трудовом договоре
- Коллективном договоре
- Положении об оплате труда
- Правильно выбрать справочник «Начисления» или «Виды прочих доходов физлиц» в ЗУП
- Правильно проставить код дохода в ЗУП в карточке справочника
- Указывать правильные периоды выплаты в документах начисления («межрасчетный» и «вместе с зарплатой»)
- Указывать правильные операции документа «Разовое начисление» («Расчеты по оплате труда» или «Прочие расчеты с персоналом»
А лучше, обратиться к профессионалам: методистам, аналитикам и консультантам, обладающим сертификатом
«1С: Специалист-консультант по внедрению прикладного решения «1С:Зарплата и управление персоналом».
Настройка параметров учета, базовых справочников (таких, как Начисления), схемы отражения заработной платы, и написание инструкций по заполнению документов – это их основная работа!